Werken in de cloud: tips & tools voor freelancers

Een laptop met internetverbinding waar dan ook ter wereld is voor een online marketeer genoeg om er kantoor te houden. Bijna alle gegevens en diensten die ik gebruik staan niet (alleen) op mijn eigen laptop, maar ergens op een server ver van huis. Nu is het niet zo dat ik een groot deel van mijn tijd doorbreng in zonnige oorden met een computer op schoot. Deze eenvoudige vorm van cloud computing stelt me echter wel in staat om flexibel te zijn en thuis te werken, bij klanten, in een café, in de trein of op de camping (als het echt moet). Mijn eigen laptop heb ik daar niet eens echt voor nodig. Het is dan ook geen ramp als die er onverhoopt een keer mee ophoudt.

De meeste diensten die ik gebruik om te kunnen werken in de cloud zijn gratis of voor een klein bedrag beschikbaar. Ik heb ze hieronder voor je op een rijtje gezet. Sommige zijn al wijdverbreid bekend, andere hebben minder gebruikers maar zijn minstens zo goed. Bijna alle genoemde tools zijn uitsluitend Engelstalig; je zult het Engels tenminste een beetje moeten beheersen om ermee overweg te kunnen.

Asana

Asana is een online applicatie voor het beheren van projecten en taken. Ik gebruik het zowel voor het beheren van mijn eigen to-do’s als voor het beheren van projecten door teams. Asana ziet er niet alleen prachtig uit, het werkt ook heel erg mooi en eenvoudig. Het draait prima in elke browser, daarnaast is er een app voor Android en iOS. Het is gratis te gebruiken door teams niet groter dan 15 mensen.

Toggl

Het bijhouden van uren kan een behoorlijke uitdaging zijn. Ik heb verschillende oplossingen geprobeerd, waarvan Toggl vooralsnog de beste en eenvoudigste is. Je voert in waar je aan werkt en klikt op “start” om de timer te laten lopen. Toggl werkt in je browser, maar er is ook een desktop-versie en een app (Android en iOS). De basisvariant is gratis. Als je toegang wilt tot meer functies (klanten, teams, labels, uurtarieven en rapporten) kost Toggl $ 5,- per maand.

Wave accounting

Veel boekhoudpakketten zijn duur en bieden meer functies dan je ooit hoopt nodig te hebben. Wave Accounting is gratis (door advertenties) en overzichtelijk, en speciaal ontwikkeld voor kleine bedrijven en freelancers. Het bevat onder andere facturatie, accounting en een mogelijkheid om bonnetjes te archiveren. De Engelstalige ondersteuning is kundig en antwoordt in no-time. Wave is Noord-Amerikaans, maar daar heb ik met mijn Nederlandse boekhouding nog geen last van gehad. Informeer wel even bij je boekhouder of hij met Wave overweg kan.

Google Apps

Google Apps is de betaalde, zakelijke versie van een pakket apps dat velen al gratis gebruiken met hun Gmail-adres: Gmail, Agenda, Drive, Documenten, Hangouts en Sites. Met Apps kun je Gmail gebruiken met je eigen domein (bijvoorbeeld @lijndiensten.com). Met Documenten maak en deel je online documenten, Excel-sheets en presentaties. Je hebt online 30GB opslagruimte voor e-mails, documenten, foto’s en andere bestanden. Apps kost € 4,- per gebruiker per maand. Het is eenvoudiger en goedkoper dan veel vergelijkbare oplossingen, maar je moet het wel aandurven zoveel toe te vertrouwen aan het grote Google.

Google Chrome

Een laatste tip om nog makkelijker in de cloud te werken is het gebruik van Google Chrome in combinatie met een Google-account (dat is, een Gmail- of Google Apps-account). Eenmaal ingelogd heb je op elke computer toegang tot al je browserinstellingen, zoals bladwijzers, apps, wachtwoorden en browsergeschiedenis. Zo heb je op elke computer direct volledige toegang tot je eigen kantoor (inclusief Asana, Toggl, Wave, Apps, enzovoorts).

Ken jij nog een handige online tools die niet in het lijstje staan? Deel het dan hieronder!

Beeld: Flickr, Ann Althouse.